Ce que fait l'automatisation
- Elle trie : chaque e-mail reçoit une catégorie (devis, facture, réclamation, rendez-vous, administratif, prospection).
- Elle range : les pièces jointes sont enregistrées dans le bon dossier, avec un nom clair.
- Elle prévient : la bonne personne est alertée, et les messages urgents remontent en tête.
- Elle prépare : pour les demandes courantes, un brouillon de réponse attend dans la boîte, prêt à être relu et envoyé.
- Elle résume : chaque jour ou chaque semaine, un récapitulatif de ce qui est arrivé et de ce qui attend une action.
Exemples par métier
| Métier | Ce qui arrive | Ce que fait l'automatisation |
|---|---|---|
| PME, services | La boîte « contact » déborde | Trie les demandes, écarte la prospection, transmet les vraies demandes au bon interlocuteur |
| Gestion locative, syndic | Demandes de locataires et de copropriétaires | Classe par immeuble et par sujet, prépare les réponses aux questions courantes |
| Cabinet comptable | Pièces envoyées par les clients | Range chaque pièce dans le dossier du client, signale ce qui manque |
| Cabinet d'avocats | Courriers et pièces liés aux dossiers | Rattache chaque message au bon dossier, alerte sur les dates |
Réponse préparée ou réponse envoyée ?
Par défaut, l'automatisation prépare et une personne envoie. Pour des réponses sans risque (un accusé de réception, l'envoi d'un document standard), vous pouvez décider qu'elles partent seules. Cette liste est écrite noir sur blanc avant la mise en route, et vous pouvez la changer à tout moment.
Gmail, Outlook : sur quels outils ?
Sur votre messagerie actuelle, Gmail (Google Workspace) ou Outlook (Microsoft 365). Vous ne changez pas d'outil et votre équipe ne change pas d'habitudes : les e-mails arrivent simplement déjà triés.
Et vos données ?
Je ne stocke aucune de vos données. Tout reste sur vos comptes : votre boîte mail, votre Drive, votre tableur, votre logiciel. Les automatisations tournent chez vous, pas chez moi, et continuent de fonctionner si nous arrêtons de travailler ensemble.
Dans le Sprint IA
Le tri des e-mails est une bonne première tâche quand une boîte partagée fait perdre du temps à plusieurs personnes chaque jour. Le Sprint IA automatise deux tâches de votre entreprise en deux semaines, 100 % à distance, pour 3 500 € HT. Vous repartez avec les tâches automatisées, une vidéo d'explication pour chacune et un dossier qui documente leur fonctionnement.
Questions fréquentes
L'automatisation envoie-t-elle des réponses toute seule ?
Non, sauf pour les réponses que vous avez choisies à l'avance (un accusé de réception par exemple). Par défaut, elle prépare un brouillon et une personne le relit avant l'envoi.
Ça marche avec Gmail et Outlook ?
Oui, avec Gmail (Google Workspace) et Outlook (Microsoft 365). Vous gardez votre messagerie actuelle.
Mes e-mails sont-ils lus par quelqu'un d'autre ?
Les e-mails sont traités par l'automatisation installée sur vos comptes. Je ne stocke aucune de vos données. La charte d'usage remise avec le dossier précise quels outils d'IA traitent quoi.
Que devient un e-mail que l'automatisation ne comprend pas ?
Il reste dans la boîte, marqué « à traiter », et une personne est prévenue. Aucun e-mail n'est supprimé ni ignoré.
Quelle tâche voulez-vous ne plus faire ?
Décrivez-la en trois lignes. Je vous dis honnêtement si je peux l'automatiser en deux semaines, et si non, pourquoi.
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