Quelles relances peut-on automatiser ?
Toute relance qui suit une règle simple (« si telle date est dépassée et que rien n'est arrivé, on relance ») peut être automatisée. Les plus courantes :
| Relance | Ce qui la déclenche | Exemples de métiers |
|---|---|---|
| Facture impayée | L'échéance est dépassée dans votre logiciel de facturation ou votre tableur | Toute entreprise qui facture |
| Devis sans réponse | Un devis envoyé depuis plus de X jours, sans retour du client | Artisans, BTP, agences, prestataires de services |
| Pièces manquantes | Un dossier incomplet à une date donnée | Cabinets comptables (pièces du mois), agences immobilières (dossier de location ou de vente), cabinets d'avocats (pièces d'un dossier) |
| Document à renouveler | Une date d'expiration qui approche | Attestations de vigilance des sous-traitants à redemander tous les six mois (BTP), attestations d'assurance, contrats |
Comment ça marche, concrètement
- La source. L'automatisation lit l'endroit où vous suivez déjà vos factures, devis ou dossiers : logiciel de facturation, tableur, dossier partagé.
- La règle. Nous l'écrivons ensemble : quand relancer, combien de fois, à quel intervalle, et quand s'arrêter.
- Le message. Chaque relance reprend vos formulations, avec le numéro de facture, le montant et la date, sans erreur de recopie.
- L'envoi. Le message part de votre adresse e-mail, avec votre signature. Pour les cas que vous choisissez, il attend d'abord votre accord.
- Le suivi. Dès que le client paie, envoie la pièce ou répond, les relances s'arrêtent. Chaque semaine, vous recevez un récapitulatif.
Ce qui reste entre des mains humaines
Une relance automatique ne gère pas un litige. Sont transmis à une personne, avec le contexte :
- le client qui conteste la facture ou le montant ;
- le client que vous voulez traiter vous-même (un compte important, une situation délicate) ;
- les montants au-dessus d'un seuil que vous fixez ;
- toute réponse que l'automatisation ne comprend pas avec certitude.
Relancer sans froisser un client
Une relance automatique bien faite ne se voit pas : elle est courtoise, précise et arrive au bon moment. Le ton monte par étapes (un rappel aimable, puis un rappel ferme), jamais au-delà de ce que vous avez validé. Un client qui répond n'est plus relancé. C'est souvent plus régulier et plus poli qu'une relance faite à la main un vendredi soir, en retard.
Sur quels outils ?
Votre boîte mail (Gmail ou Outlook), vos tableurs (Excel, Google Sheets) et votre logiciel de facturation s'il permet un accès ou un export. Si votre logiciel ne s'y prête pas, je vous le dis avant de commencer.
Je ne stocke aucune de vos données. Tout reste sur vos comptes : votre boîte mail, votre Drive, votre tableur, votre logiciel. Les automatisations tournent chez vous, pas chez moi, et continuent de fonctionner si nous arrêtons de travailler ensemble.
Dans le Sprint IA
La relance est souvent la première tâche choisie : la règle est claire et le temps gagné se voit dès la première semaine. Le Sprint IA automatise deux tâches de votre entreprise en deux semaines, 100 % à distance, pour 3 500 € HT. Vous repartez avec les tâches automatisées, une vidéo d'explication pour chacune et un dossier qui documente leur fonctionnement.
Questions fréquentes
Peut-on relancer automatiquement sans froisser un client ?
Oui, si le message reprend vos formulations, arrive au bon moment et s'arrête dès que le client répond. Le ton monte par étapes, jamais au-delà de ce que vous avez validé.
Qui valide avant l'envoi d'une relance ?
C'est vous qui décidez. Certaines relances peuvent partir seules (un premier rappel aimable), d'autres attendent votre accord (un client important, un montant élevé).
Ça marche avec mon logiciel de facturation ?
Si votre logiciel permet un accès ou un export de vos factures, oui. Sinon, un tableur tenu à jour suffit. Je vérifie ce point avant de commencer, pas au milieu de la mission.
Que se passe-t-il quand le client répond ?
Les relances s'arrêtent pour ce client. Sa réponse arrive dans votre boîte mail, et si elle demande une action (un litige, une question), elle est signalée à la bonne personne.
Quelle tâche voulez-vous ne plus faire ?
Décrivez-la en trois lignes. Je vous dis honnêtement si je peux l'automatiser en deux semaines, et si non, pourquoi.
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